Verwaltungswechsel und Vertragspartner trennen
Bleibt die WEG Vertragspartner, muss ein Wechsel der Verwaltung nicht automatisch eine Kündigung auslösen. Prüfen Sie zuerst, was sich tatsächlich ändert: Vertretung, Postanschrift, Kontodaten oder der Vertrag selbst.
Nicht nur abgeschlossene Verträge übergeben
Auch offene Anmeldungen, Kündigungen, Rechnungsbeanstandungen und angekündigte Preisänderungen gehören zur Übergabe. Für jeden Vorgang werden letzter Stand, Beleg und nächste Handlung benannt.
- Vertragsliste und aktuelle Abrechnungen
- Offene Vorgänge mit Frist und Zuständigkeit
- Vollmachten, Portalrechte und Zahlungsinformationen
Eine kurze Übergabeliste je offenem Vorgang
Für jede offene Aufgabe werden Lieferstelle, Anlass, letzte Rückmeldung, nächster Schritt und Frist erfasst. Beispielsweise braucht eine bereits bestellte, aber noch nicht bestätigte Lieferung andere Nacharbeit als eine beanstandete Schlussrechnung. Die neue Verwaltung bestätigt die übernommenen Informationen; fehlende Belege bleiben sichtbar. Eine Übersicht der aktiven Vollmachten und Portalnutzer verhindert, dass Rückfragen weiterhin ausschließlich bei der bisherigen Verwaltung eingehen.
Zugänge und Befugnisse aktualisieren
Neue Ansprechpartner und Vollmachten werden bei Marktpartnern hinterlegt; alte Zugänge werden geregelt übergeben oder beendet. Ein dokumentierter Stichtag verhindert, dass beide Verwaltungen unkoordiniert denselben Lieferanten beauftragen.