Einen gemeinsamen Übergabestand schaffen
Stellen Sie Lieferstellen, aktuelle Verträge und letzte Rechnungen zusammen. Kennzeichnen Sie wirksame Kündigungen und neue Bestellungen gesondert. Ein geplanter Wechsel darf nicht wie ein bereits bestätigter Lieferbeginn aussehen.
Offene Vorgänge ausdrücklich übergeben
Rechnungsbeanstandungen, fehlende Belege oder Preisänderungen erhalten eine kurze Notiz mit Frist und zuständiger Stelle. Schlussstände und mögliche Rückstände werden beigefügt. So beginnt die Nachfolge nicht mit einer unvollständigen Akte.
- Vollständige Lieferstellen- und Dokumentenliste
- Offene Aufgaben mit nächstem Schritt
- Stichtag, neue Kontakte und Rechteübergabe
Eine Übergabe auch für spätere Rechnungen brauchbar machen
Übergeben Sie je Stelle den letzten bestätigten Vertrag, die aktuelle Rechnung und offene Bearbeitungsschritte. Bei einer noch ausstehenden Schlussrechnung werden Periode, Zählerwert und Ansprechpartner benannt. Die Nachfolge sollte unterscheiden können, was bereits verbindlich erklärt wurde und was nur geplant ist. Stimmen Sie ab, wohin nachlaufende Post weitergeleitet wird und wer einen offenen Vorgang übernimmt. Persönliche Portalzugänge werden nicht ungeprüft als gemeinsames Passwort weitergereicht.
Befugnisse und Zugänge anpassen
Klären Sie mit Vertragspartnern die neue Korrespondenzanschrift und Vertretung. Alte Vollmachten oder Portalrechte werden nach dem vereinbarten Ablauf beendet. Ein Verwaltungsende allein beendet nicht automatisch den Liefervertrag der WEG.