Den gewünschten Stichtag früh benennen
Jahresabschluss, Objektübergabe und Lieferantenwechsel können unterschiedliche Daten haben. Klären Sie, ob der Lieferant den gewünschten Abrechnungszeitraum anbietet und welche Messwerte dafür benötigt werden.
Ablesung und Teilzeiträume sichern
Erfassen Sie den Stand zum Stichtag und kennzeichnen Sie Ablesung oder Schätzung. Bei Preisänderungen müssen die Mengen auf passende Teilzeiträume verteilt werden. Gas benötigt zusätzlich die zutreffende Umrechnung von m³ in kWh.
- Stichtag und gewünschter Abrechnungszweck
- Zählerstand mit Datum und Messart
- Preisänderungen und vorhandene Abschläge
Beispiel: interner Übergang mitten im Lieferjahr
Ein Objekt wird beispielsweise zum 30. Juni übergeben, der Lieferant rechnet aber bis September ab. Die Verwaltung sichert zum Juni den Zählerstand und klärt, ob eine gesonderte Rechnung möglich ist. Andernfalls braucht die interne Abgrenzung eine nachvollziehbare Grundlage für Mengen und zeitbezogene Kosten. Die spätere Lieferrechnung wird gegen diese vorläufige Ermittlung abgeglichen. Bei Heizgas darf die Hälfte des Kalenderjahrs nicht einfach mit der Hälfte des Jahresverbrauchs gleichgesetzt werden.
Lieferrechnung und interne Abgrenzung unterscheiden
Ein Lieferant erstellt nicht allein aufgrund einer internen Eigentümervereinbarung jede gewünschte Teilrechnung. Falls eine kaufmännische Abgrenzung nötig ist, muss deren Methode dokumentiert bleiben. Die Rechnung darf nicht ohne Beleg in beliebige Monatsbeträge zerlegt werden.