Antragsteller, Standort und Zeitraum zuerst festlegen
Erfassen Sie das antragstellende Unternehmen und sämtliche einbezogenen Messstellen mit einer eindeutigen Kennung. Bei mehreren Gesellschaften an einem Standort muss klar sein, wer den Strom entnommen hat. Eine gemeinsame Rechnungsadresse ersetzt diese Zuordnung nicht.
Prüfen Sie anschließend, welche Rechnungen den Entlastungszeitraum abdecken. Eine Rechnung von Juli bis Juni lässt sich nicht ungeprüft als Kalenderjahresmenge übernehmen. Benötigte Abgrenzungen sollten auf Messwerten und einer nachvollziehbaren Methode beruhen, damit dieselbe Menge nicht in zwei Zeiträumen auftaucht.
Die Mengenherleitung als Arbeitsdokument führen
Führen Sie je Messstelle Bezugsmenge, bereits berücksichtigte Korrekturen und die fachlich bestätigte ansetzbare Menge zusammen. Verlinken oder benennen Sie den zugehörigen Beleg. Fremde Nutzer, Ladestrom und besondere Versorgungskonstellationen gehören in eigene Zeilen, damit ihre Behandlung geprüft werden kann. Aus dieser Herleitung berechnet der Antragsteller die Entlastung selbst und übernimmt die erforderlichen Angaben in den Antrag an das zuständige Hauptzollamt.
Frei gewählter Beispielfall: Eine Rechnung enthält 180.000 kWh für Werkstatt, vermietete Räume und Ladepunkte. Die komplette Menge ist deshalb nur der Ausgangspunkt. Erst nach Prüfung der Teilmengen wird gerechnet; eine beliebige pauschale Produktionsquote ersetzt die Herleitung nicht.
Vor der Übermittlung eine eindeutige Freigabe herstellen
Vergleichen Sie die finale Mengenübersicht mit den Eingaben des Antrags. Stimmen Unternehmen, Entlastungsabschnitt und Berechnung überein? Klären Sie, wer steuerliche Fragen beantwortet, wer vertreten darf und wer den elektronischen Versand übernimmt. Ein interner Versandauftrag ist noch keine Eingangsbestätigung des Hauptzollamts.
Sichern Sie danach den übermittelten Datensatz, Anlagen und Protokoll in derselben Ablage. Für Rückfragen sollte eine verantwortliche Person erreichbar sein. Wird später eine Rechnung korrigiert, prüfen Sie mit der zuständigen Beratung deren Auswirkung auf den bereits eingereichten Antrag, statt den ursprünglichen Arbeitsstand stillschweigend zu überschreiben.